IT-Strategie: Top-down, Bottom-up, oder?

Für die Erarbeitung einer IT-Strategie scheint sich ein Top-down-Ansatz nahezu selbstverständlich anzubieten.

In der Praxis fehlen jedoch häufig Informationen für eine solche systematische Ableitung vom großen Bild hin zu einem detaillierten Handlungsplan. Zudem kann ein solch striktes, jedoch eingeschränktes Vorgehen nicht alle notwendigen Einzelheiten einer IT-Strategie abdecken.

2015-04-23 IT-Strategie - Top-down

Es kann sich damit die Notwendigkeit ergeben, Elemente, die sich nicht aus der Geschäftsstrategie oder aus technologischen Trends ergeben, ergänzend zu entwickeln. 

Dies ist der siebte Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

Für die Bausteine der IT-Strategie lassen sich grundlegende Eingangsgrößen abseits der Geschäftsstrategie und den technologischen Trends ableiten, die sich für deren Erarbeitung anbieten.

Grundlegendes

Praxisorientierte Vorgehensweisen und Prinzipien aus dem IT-Management können als Grundlage interne IT-Governance für eine zukünftige IT-Strategie bilden. Stabil funktionierende IT-Lösungen, die den Mitarbeitern im Unternehmen bei Ihren Tätigkeiten optimal unterstützen können z.B. zu einer zentralen Maßgabe für alle zukünftigen IT-Entscheidungen werden.

Selbstverständlich kann darüber hinaus – falls gewünscht oder notwendig – eine vollständig formalisierte IT-Governance ausgearbeitet und verabschiedet werden, die dann als Leitlinie für das IT-Management dient.

2015-04-26 IT-Strategie Eingangsgrößen IT-Governance

Vision/Strategische Stoßrichtung

Ist für die Bereiche der Vision und der Strategischen Stoßrichtung das Bild vor allen Dingen im Bereich der Strategischen Stoßrichtungen komplettiert, lassen Einzelheiten für die Bereiche der Strategischen Ziele und der Roadmap wieder Top-Down ableiten.

2015-04-26 IT-Strategie Eingangsgrößen Vision Strategische Stoßrichtung

Vision

Da es sich bei der Vision um eine “fühlbare” Vorstellung eines idealen zukünftigen Zustandes der IT handelt, lässt sich diese relativ unabhängig von der Geschäftsstrategie formulieren.

Hinweise hierzu ergeben sich direkt aus IT-Strategie: Die Vision.

Strategische Stoßrichtung

Durch den Trend der Digitalisierung von Unternehmen erhalten immer mehr technologische Entwicklungen Einfluss auf die Geschäftsstrategie und  damit unmittelbar auf die IT-Strategie. Hieraus lassen sich direkt weitere Implikationen für die IT-Strategie ableiten.

Darüber hinaus ergeben sich Basisanforderungen z.B. aus dem Bereich der IT-Sicherheit, die grundsätzlich Implikationen für die IT-Strategie bedingen:

  •  Vertraulichkeit (englisch: confidentiality): Daten dürfen lediglich von autorisierten Benutzern gelesen bzw. modifiziert werden, dies gilt sowohl beim Zugriff auf gespeicherte Daten, wie auch während der Datenübertragung.
  • Integrität (englisch: integrity): Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Alle Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
  • Verfügbarkeit (englisch: availability): Verhinderung von Systemausfällen; der Zugriff auf Daten muss innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens gewährleistet sein.

Ebenso kann das Thema „Innovation“ als Eingangsgröße für Strategische Stoßrichtungen geben  – sind z.B. zukünftige Produktinnovationen bekannt, können daraus Anforderungen an die zukünftige IT für deren Support oder Verkauf abgeleitet werden.

Strategische Ziele

2015-04-26 IT-Strategie Eingangsgrößen Strategische Ziele

Für den Bereich der Strategischen Ziele sollten in jedem Fall absehbare Entwicklungen in den grundlegenden Elementen betrachtet werden – hier einige Beispiele:

  • Ist z.B.  im Bereich der Standardsoftware eine Roadmap eines Herstellers für die zukünftige geplante Entwicklung vorhanden, so können sich aus dieser wichtige Hinweise auf zukünftige Maßnahmen ergeben, um die Unterstützung von Geschäftsprozessen auch zukünftige zu sichern.
  • Technologische Trends wie z.B. die Verfügbarkeit von Rechenkapazität aus der Cloud eröffnen neue Möglichkeiten für die Ausgestaltung der Infrastruktur
  • Im Bereich des IT-Personals kann die Altersstruktur zur Ableitung von Maßnahmen in weiteren Bereichen beeinflussen, wenn es z.B. aufgrund des altersbedingten Ausscheidens von Mitarbeitern zu Know-How-Engpässen kommen kann.
  • Generelle Sourcing-Prinzipien („make or buy“) können die weiteren Elemente der IT-Strategie direkt beeinflussen
  • Rahmenbedingungen an die IT-Kosten haben ebenfalls direkte Auswirkungen auf eine mögliche IT-Strategie. Neben einem wirtschaftlich vertretbaren Maximalbudget lassen sich z.B. über Finanzierungsaspekte („Investition vs. Kosten“) mögliche Lösungen in einer IT-Strategie direkt ausschließen.

Roadmap

2015-04-26 IT-Strategie Eingangsgrößen Roadmap Projekte

Eine wesentliche Startgröße für die IT-Strategie sind bereits laufende oder bereits fest geplante notwendige Projekte. Eine neue IT-Strategie muss auch immer die Ist-Situation und bereits laufende Initiativen berücksichtigen.

Fazit

Ein Top-down Ansatz für die Entwicklung einer IT-Strategie ausgehend von einer Geschäftsstrategie hin zu konkreten Maßnahmen bietet sich vom Grundsatz her konzeptionell an.

In der Praxis sind jedoch häufig nicht alle notwendigen Informationen Top-down aus der Geschäftsstrategie ableitbar, weil sie zum Teil nicht vorhanden weil in der Geschäftsstrategie nicht notwendig sind. Zudem sind für die Ausarbeitung einer IT-Strategie weitere Informationen notwendig, die sich prinzipbedingt nicht direkt aus der Geschäftsstrategie ergeben können.

Es bietet sich an, für alle Elemente der IT-Strategie weitere Eingangsgrößen außerhalb der Geschäftsstrategie heranzuziehen, um ein möglichst vollständiges Bild der zukünftigen IT-Entwicklung zeichnen zu können.  Aus diesen Informationen können dann – sowohl Top-down als auch Bottom-up  – die Auswirkungen auf alle Bestandteile der IT-Strategie abgeleitet werden.

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Wie ich GTD nutze

„Getting Things Done“ (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode, die von David Allen 2002 in seinem gleichnamigen Buch beschrieben wurde.

2010 habe ich diese Methode für mich entdeckt, um mich selbst zu organisieren. Erstaunlicherweise nutze ich seitdem GTD immer automatisch in ganz speziellen Situationen – und auch genau nur dann.

Prinzipien und Grundstruktur von GTD:

GTD soll dazu beitragen, dass man seinen Kopf von zu erledigenden Tätigkeiten frei bekommt, indem man diese in geeigneter Form erfasst und danach in einem strukturierten Prozess ordnet und abarbeitet. Danach kann man sich dann strukturiert mit Themen in definierten, größeren Zeitrahmen auseinandersetzen, GTD geht hierbei von sechs Phasen aus:

  1. Aktuelle Tätigkeiten
  2. Aktuelle Projekte
  3. Verantwortungsbereiche
  4. Ziele in 1-2 Jahren
  5. Ziele in 3-5 Jahren
  6. Ziele über 5 Jahre (Lebensziele)

Die 5 Schritte von GTD:

GTD basiert im Wesentlichen auf 5 Schritten:

  1. Erfassen
  2. Klarstellen
  3. Organisieren
  4. Reflektieren
  5. Abarbeiten

Erfassen

Im ersten Schritt („Erfassen“) wird einfach alles in einem Eingang, analog zu einem Postkorb, abgelegt. Dieser Schritt  dient dazu, das man nichts vergisst.

Klarstellen

Im zweiten Schritt („Klarstellen“) geht es erstmalig um Entscheidungen über die Dinge, die im Postkorb gelandet sind.

Kann überhaupt etwas mit dem Eintrag unternommen werden?

  • Falls nicht:
    • In den Mülleimer
    • Eventuell später
    • Als Referenz verwenden
  • Falls ja:
    • Kann es in einem Schritt erledigt werden?
      • Falls ja:
        • Dauert es weniger als 2 Minuten: Erledige es!
        • Dauert es länger als 2 Minuten:
          • Deligiere es! oder
          • Pack es auf eine Liste, um es später zu erledigen!
      • Falls nein:
        • Mache es zu einem Projekt

Organisieren

Im dritten Schritt („Organisieren“) werden die Dinge aus dem letzten Schritt, die länger als 2 Minuten dauern, auf geeignete Listen gesetzt:

  • Nächste Schritte
  • Projekte
  • Tätigkeiten, die an jemanden delegiert wurden
  • Eventuell später
  • Referenzmaterial
  • Terminkalender

Der Terminkalender ist hierbei die einzige Liste, in der mit festen Terminen gearbeitet wird – er bildet damit den einzigen Bezug zu einer festgelegten Zukunftsplanung.

Reflektieren

Im vierten Schritt („Reflektieren“) werden die verschiedenen Listen regelmäßig überprüft und entsprechend den Schritten 2  und 3 geordnet.

Abarbeiten

Im fünften Schritt („Abarbeiten“) werden die Dinge den Listen entsprechend systematisch abgearbeitet.

2015-04-23 GTD Übersicht

Wann GTD?

Ich hab festgestellt, das mir GTD immer dann gute Dienste geleistet hat, wenn ich viele neue Dinge innerhalb kurzer Zeit verarbeiten musste.

Dies entspricht auch der Philosophie von GTD:

GTD arbeitet im Gegensatz zu vielen anderen Selbstmanagement-Methoden „Bottom-up“, um durch die Organisation von vielen kleinen Tätigkeiten die Konzentration auf die großen Ziele zu ermöglichen.

Sobald sich (unter Nutzung von GTD) die Situation für mich gefestigt und die großen Ziele festgelegt waren, ist GTD als Methode mehr und mehr in den Hintergrund getreten, und „Top-Down“-Ansätze wurden für mich wichtiger.

GTD komplett?

Zwar nutze ich GTD immer wieder regelmäßig, um in Situationen, in denen es darauf ankommt, viele Informationen und Tätigkeiten in kurzer Zeit zu verarbeiten, den Überblick zu bewahren. Allerdings gebe ich zu, dass ich oftmals GTD nicht komplett in allen Feinheiten durchziehe.

Für mich haben sich zwei Schritte von GTD als wesentlich herausgestellt:

  • Das Erfassen von sämtlichen Informationen und Tätigkeiten in einer Eingangsliste, um meine Chancen zu erhöhen, nichts Wesentliches zu übersehen.
  • „Erledige es!“, wenn es weniger als zwei Minuten dauert. Dies hilft mir, scheinbar simple, aber wichtige Dinge voranzutreiben und damit ein Grundtempo in meiner täglichen Arbeit zu schaffen. Dieses Prinzip wende ich regelmäßig an.

Fazit:

GTD hat sich für mich als Hilfsmittel zur Bewältigung neuer Situationen bewährt, in denen ich einen Vielzahl von Einzelinformationen und Tätigkeiten in kurzer Zeit aufnehmen und verarbeiten musste. Sobald (unter Nutzung von GTD) eine Phase der Stabilität erreicht wurde, trat GTD als Methode der Wahl zugunsten von Top-down-Ansätzen in den Hintergrund.

GTD ist nicht fokussiert auf ein bestimmtes Tool. Eine Liste mit Software für GTD findet sich z.B. hier.  Als unterstützendes Werkzeug für GTD nutze ich selbst erfolgreich OmniFocus auf dem iPad (Hinweis: Über die Nutzung von OmniFocus hinaus habe ich keine Verbindung zu den Entwicklern und profitiere in keiner Weise von dieser Empfehlung).

Nach 5 Jahren Nutzung stelle ich zudem fest, das gewisse Ziele, die sich in den längerfristigen Zeiträumen gesammelt sind, immer noch aktuell sind und eine Basis für meine Lebensplanung darstellen. Das Ziel „Werde finanziell unabhängig!“ ist übrigens seit Beginn auf der Liste meiner Lebensziele – leider ist es immer noch auf dieser Liste…

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IT-Strategie: Roadmap

Die strategischen IT-Ziele bilden die Grundlage für die Ableitung einer Roadmap für die IT-strategischen Initiativen und – falls möglich – die konkreten Projekte zur Umsetzung der IT-Strategie.

Auf Basis der Zieldefinitionen für IT-Applikationen, IT-Infrastruktur, IT-Organisation, IT-Sourcing und IT-Kosten werden die zu ergreifenden Initiativen und Projekte definiert und in einer Roadmap in einen zeitlichen Zusammenhang gebracht.

2015-04-17 IT-Strategie - Roadmap

Dies ist der sechste Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

Bei der Definition der Initiativen ist es zwar wünschenswert, aber nicht unbedingt erforderlich, dass diese bereits in detaillierter Form als Programme oder Projekte definiert werden. Allerdings muss die Ableitung von Programmen bzw. Projekten aus der Beschreibung in einem anschließenden Schritt möglich sein.

Die Initiativen müssen ferner einer ersten finanziellen Bewertung unterzogen werden, um deren Realisierbarkeit bzw. deren Einfluss auf die finanzielle Planung bzw. Strategie bewerten zu können. Dazu ist eine grobe Schätzung der voraussichtlichen Kosten durchzuführen.

Es ist empfehlenswert, die Anzahl der Initiativen nicht zu umfangreich zu definieren, sondern sich auf die wesentlichen Initiativen zur Umsetzung der IT-Strategie zu konzentrieren.

Jede Initiative ist speziell hinsichtlich ihrer Verbindung zum IT-strategischen Ziel ihren geschätzten Kosten und ihrem Wert für das Unternehmen zu beschreiben. Falls möglich, sollten konkrete Projekte zur Umsetzung der Initiative definiert und benannt werden.

Die Initiativen werden in dem von der IT-Strategie umfassten Zeitrahmen in eine Roadmap eingeordnet, um eine erste Indikation zu bekommen, wann und in welchem Zeitraum sie durchgeführt werden sollen. Dabei ist zu berücksichtigen, in welcher Reihenfolge sie durchgeführt werden sollen und welche möglichen Abhängigkeiten zwischen den Maßnahmen bestehen.

IT-Strategie: Strategische Ziele

Die identifizierten IT-strategischen Stoßrichtungen sind im Rahmen der Entwicklung der IT-Strategie weiter zu detaillieren, um die strategischen Ziele für die IT festzulegen. Dabei sind die individuellen Konsequenzen für alle relevanten Elemente innerhalb der IT zu analysieren und die entsprechenden Ziele für den Planungszeitraum zu definieren.

2015-04-17 IT-Strategie - Strategische Ziele

Dies ist der fünfte Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

Die Definition der IT-strategischen Ziele erfordert in der Regel die Diskussion mit IT-Fachexperten  zu den einzelnen Themenbereichen, um die Voraussetzungen, Konsequenzen und gegenseitigen Wechselwirkungen der Planungen ausreichend würdigen zu können.

  • IT-Applikationsarchitektur: Kernstück der IT-Strategie ist eine Ziel-Applikationslandschaft, die unter Berücksichtigung der IT-relevanten Anforderungen aus der Geschäftsstrategie beschreibt, welche Prozesse durch welche Anwendungen unterstützt werden.
  • IT-Infrastruktur: Ausgehend von der Ziel-Applikationslandschaft wird die benötigte Infrastruktur auf Basis von Technologie- und Markttrends, sowie allgemeinen Organisationsvorgaben (z.B. zentrale vs. dezentrale IT-Struktur) erarbeitet.
  • IT-Organisation inklusive Personalentwicklung: Die Ziel-IT-Organisation beschreibt die allgemeine Organisations- und Steuerungs-Struktur der IT unter Berücksichtigung der Applikations- und Infrastruktur-Ziele. Sie gibt ebenfalls Auskunft über die Ziele und Maßnahmen der Personalentwicklung hinsichtlich der zukünftig notwendigen Kompetenzen.
  • IT-Sourcing-Strategie: Die Sourcing-Strategie legt die wesentlichen Prinzipien (u.a. „make or buy“) für die Beschaffung der notwendigen Applikationen, der Infrastruktur und des IT-Personals fest.
  • IT-Kosten: Aus den obigen Kernkomponenten ist eine Indikation der Kostenentwicklung abzuleiten, die es ermöglicht, die Ziele mittels geeigneter Steuerungsmechanismen möglichst kostenoptimal zu erreichen.

Ergänzend zu den hier genannten Elementen IT-Anwendungen, IT-Infrastruktur, IT-Organisation, IT-Sourcing und IT-Kosten können weitere Dimensionen gebildet werden. Dies sollte in Abhängigkeit der grundlegenden Bedeutung für das individuelle Geschäft des Unternehmens erfolgen.

Üblich ist darüber hinaus mindestens die Ableitung von strategischen Zielen z.B. für Innovationen oder die  IT-Sicherheit. Sofern diese nicht explizit als eigene Themen betrachtet werden, sind sie in den bestehenden Komponenten immer mit zu berück-sichtigen.

IT-Strategie: Strategische Stoßrichtung

Nachdem mit der  Vision eine „fühlbare“ Vorstellung eines idealen zukünftigen Zustandes der IT formuliert wurde, ist es an der Zeit, über die „Strategische Stoßrichtung“ der IT eine Verbindung zu konkreten Einflüssen auf die Entwicklung der IT herzustellen:

  • Die Geschäftsstrategie des Unternehmens
  • Die technologischen Trends im Planungszeitraum

2015-04-17 IT-Strategie - Strategische Stoßrichtung

Dies ist der vierte Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

Einflussfaktoren auf die strategischen Stoßrichtungen der IT

Die Geschäftsstrategie stellt die Basis und den Handlungsrahmen für die Entwicklung der IT-Strategie dar. Die Geschäftsstrategie muss dahin gehend analysiert werden, welche Implikationen sich für die IT in den folgenden Jahren ergeben. Dabei sollte der Zeitraum einen Planungshorizont von drei bis fünf Jahren umfassen.

Neben der Geschäftsstrategie erlangen mit dem Trend der Digitalisierung von Unternehmen immer mehr technologische Entwicklungen auf die Geschäftsstrategie und  damit unmittelbar auf die IT-Strategie. Durch die mittlerweile rasante und teilweise Entwicklung in diesem Bereich ist eine Betrachtung über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren praktisch nicht mehr zu leisten. Eine detaillierte Evaluation der technologischen Entwicklung für die nächsten ein bis zwei Jahre und eine grobe Betrachtung der technologischen Trends für den Restzeitraum der Strategiebetrachtung erscheint daher als probates Mittel.

Die Anforderungen an die IT sind in dieser Phase noch nicht sehr detailliert, sondern stellen lediglich eine erste grobe Stoßrichtung dar, die im weiteren Verlauf schrittweise ausgearbeitet wird.

Die Ergebnisse dieser Phase werden daher als die „Strategische Stoßrichtung“ der IT bezeichnet.

Der inhaltliche Ablauf für die Ausarbeitung der strategischen Stoßrichtung der IT ist dabei konzeptuell zweigeteilt:

  1. Verständnis
    • der Inhalte der Geschäftsstrategie und
    • der technologischen Trends
  2. Ableitung der Implikationen für IT und der sich daraus ergebenden Zielsetzung für IT („Strategische Stoßrichtungen“)

Implikationen aus der Geschäftsstrategie

Zur Erarbeitung der strategischen Stoßrichtung der IT aus der Geschäftsstrategie kann die Aufteilung in ihre Themengebiete (Markt, Wettbewerb, Kunden, Vertrieb, Produkte, Dienstleistungen gesetzliche und regulatorische Rahmenbedingungen, Chancen, Risiken, etc.) hilfreich sein. Für jedes Themengebiet können dann die direkten Einflüsse für die Entwicklung der IT abgeleitet werden.

Beispiele:

„Kunden/Vertrieb“ in der Geschäftsstrategie:

  • Zielrichtung der Geschäftsstrategie:
    • Fokus auf den Vertrieb von (neuen oder geänderten) Produkten und Dienstleistungen
  • Implikation für die IT:
    • Bereitstellen von Informationen zur Erschließung neuer Kundensegmente und optimaler Ansprache bereits vorhandener Kunden

„Markt/Wettbewerb“ in der Geschäftsstrategie

  • Zielrichtung der Geschäftsstrategie:
    • Wachstum durch Akquisitionen
  • Implikation für die IT:
    • Effiziente Integration der Akquisitionen in das Unternehmen durch optimale Integration von Daten und Systemen
    • Realisierung von Synergieeffekten aus Akquisitionen in der Architektur, der Organisation und den Prozessen der IT

„Gesetzliche und regulatorische Anforderungen“ in der Geschäftsstrategie

  • Zielrichtung der Geschäftsstrategie
    • Umsetzung von neuen oder veränderten Anforderungen an Prozesse und Kontrollen
  • Implikation für die IT:
    • Herstellung einer angemessenen Dokumentation der Systemen und Prozesse in der IT
    • Unterstützung von Kontrollen durch systematische Protokollierung relevanter Ereignisse

Implikationen aus den technologischen Trends

Definierten traditionell die Anforderungen aus der Geschäftsstrategie die direkten Vorgaben an die IT-Strategie und damit das „Was“ und die technologischen Trends lediglich die Möglichkeiten zur Unterstützung und damit das „Wie“, so ändert sich diese Verteilung durch den fortschreitenden Trend der Digitalisierung von Unternehmen. Technologische Trends werden mehr und mehr zum Treiber neuer Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle, und werden damit von einem Einfluss für die IT-Strategie mehr und mehr auch zu einem Treiber der Geschäftsstrategie (vgl. IT 4.0: Digitale Strategien).

Die Analyse der technologischen Trends im Planungszeitraum hat damit nicht nur einen Einfluss auf die IT-Strategie, sondern möglicherweise wiederum auf die Geschäftsstrategie.

Beispiele:

Technologischer Trend: Industrie 4.0 / Cyber Physical Systems

  • Implikation für die IT:
    • Aufbau von Kompetenzen im Bereich Engineering
    • Etablierung von Partnerschaften mit Anbietern von Cyber Physical Systems
    • Notwendigkeit zur Integration in einer Enterprise Architektur
  • Implikation für die Geschäftsstrategie
    • Möglichkeiten zur optimierten, individuellen Produktion bis zu einer Losgröße 1
    • Umfangreiche Investitionen in Produktionsanlagen erforderlich

Technologischer Trend: 3D-Drucker

  • Implikation für die IT:
    • Aufbau von Kompetenzen im Bereich Hardware und CAD
    • Integration von 3D-Drucktechnologien in die Systemlandschaft
  • Implikation für die Geschäftsstrategie
    • Tiefgreifende Änderungen im Produktions- und Logistikbereich z.B. bei der Ersatzteilversorgung

IT-Strategie: Die Vision

„Wo ist Ihre große Vision? Und ich habe gesagt: Wer eine Vision hat, der soll zum Arzt gehen.“ Quelle: Helmut Schmidt, ZEITmagazin 4. März 2010.

Dies ist der dritte Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

Ungeachtet des Zitates von Helmut Schmidt, stellt die Vision im Rahmen der Erarbeitung einer IT-Strategie die Grundlage und den konzeptionellen Rahmen für die Ableitung aller weiteren strategischen Ziele und Maßnahmen dar.

2015-03-16 Strategiekomponenten Vision

Eine Vision ist die Vorstellung eines idealen zukünftigen Zustandes der angestrebt wird. Sie dient damit im Rahmen des Tagesgeschäftes als Leitbild für die täglichen Entscheidungen, die durch alle IT-Mitarbeiter zur optimalen Gestaltung und Abwicklung von IT-Dienstleistungen regelmäßig zu treffen sind.

Eine Vision wird eher durch „Fühlen“ als durch „Denken“ erarbeitet und ist daher:

  • zukunftsorientiert
  • positiv
  • leicht verständlich
  • glaubwürdig und realistisch
  • motivierend

Zur Erarbeitung einer Vision können die folgenden Fragen einen Ansatzpunkt bieten:

  • Was ist das Ziel für das Unternehmen für den betrachteten Zeitraum?
  • Wie wird die IT am Ende des Zeithorizontes aussehen?
  • Welche Technologien sind heute führend und welche wird zukünftig führend sein?

Die Vision kann z.B. Aussagen zu den folgenden Themen beinhalten:

  • Der strategische Positionierung der IT
  • Der Rolle der IT im Unternehmen
  • Der Struktur der IT-Landschaft
  • Dem Schwerpunkte der IT-Dienste und Aufgaben
  • Der Service-Orientierung der IT
  • Der Organisationsform der IT
  • Dem Qualitätsverständnis der IT
  • Der Mitarbeiter-Philosophie im Hinblick auf Führung und Know-How

Beispiele für IT-Visionen:

  • Wir werden Technologieführer im Bereich der automatisierten und vernetzten Produktion sein. Unsere Produktionssysteme kommunizieren selbstständig mit unseren Logistiksystemen und erlauben uns die kostenoptimale, individuelle Herstellung und Lieferung von Produkten für unsere Kunden.
  • Unsere  IT ist vollständig in unser Unternehmen integriert. Unsere Mitarbeiter optimieren durch ihre vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen permanent unsere Geschäftsprozesse.
  • Wir werden die Kommunikation mit unseren Kunden nur noch über elektronische Kommunikationswege führen. Bedarfsprognosen, Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen, Zahlungen etc. werden papierlos und automatisch zwischen unseren Systemen ausgetauscht und verarbeitet.
  • Wir werden eine IT im industriellen Maßstab betreiben. Unsere Arbeitsabläufe und Systeme werden genau definiert und standardisiert sein.
  • Wir werden eine zentrale Informationsbasis für unsere Kundendaten haben, die vollständig integriert in die weiteren IT-Systeme ist und umfassende und vollständige Informationen in Echtzeit an allen Standorten zur Verfügung stellen kann.
    Unsere Kundensysteme werden mit unseren restlichen Systemen abgestimmt sein und selbstständig miteinander kommunizieren.

IT-Strategie: Effektivität und Effizienz

Dies ist der zweite Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

„Die Strategie ist der Gebrauch des Gefechts zum Zweck des Krieges; sie muß also dem ganzen kriegerischen Akt ein Ziel setzen, welches dem Zweck desselben entspricht, d. h. sie entwirft den Kriegsplan, und an dieses Ziel knüpft sie die Reihe der Handlungen an, welche zu demselben führen sollen, d. h. sie macht die Entwürfe zu den einzelnen Feldzügen und ordnet in diesen die einzelnen Gefechte an.“ (Quelle: Vom Kriege. Hinterlassenes Werk des Generals Carl von Clausewitz, Bd. 1–3, bei Ferdinand Dümmler, Berlin 1832–1834 (hrsg. von Marie von Clausewitz), hier online.)

Obgleich vielleicht schon zu oft zitiert, werden hier die notwendigen Komponenten einer Strategie definiert:

  • Die Definition eines Ziels
  • Die Erhebung der Ist-Situation (implizit)
  • Ein Handlungsplan zur Erreichung des Ziels

Eine IT-Strategie bleibt also nicht bei einer „Vision“, sondern definiert konkrete Maßnahmen zur Erreichung dieser Vision, namentlich einen Handlungsplan. Sie schafft damit den Spagat zwischen Effektivität und Effizienz:

2015-04-15 IT-Strategie Effektivität und Effizienz

  • Effektivität: „Die richtigen Dinge tun.“
  • Effizienz: „Die Dinge richtig tun.“

“It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.” (Quelle:  Peter Ferdinand Drucker: Managing for Business Effectiveness. In: Harvard Business Review. Nr. 3, Mai/Juni 1963, S. 53–60.)

Somit ergibt sich die folgende Grundstruktur und Stoßrichtung für die Ableitung einer IT-Strategie von einem Ziel hin zu einem konkreten Handlungsplan:

2015-04-15 IT-Strategie Ziel Handlungsplan

 

Im Zuge der Erarbeitung einer IT-Strategie sind dementsprechend die folgenden Elemente TopDown zu erarbeiten:

  1. Vision: Wofür wird die IT eingesetzt?
  2. Strategische Stoßrichtung: Wie setzen wir die IT für das Geschäft ein?
  3.  Architektur, Organisation, Prozesse: Wie sieht der grundsätzliche zukünftige Bebauungsplan der IT aus?
  4. Roadmap, Initiativen, Projekte: Wie wird die Strategie im Rahmen eines konkreten Handlungsplans  umgesetzt?

 

IT-Strategie: Motivation

Dies ist der erste Teil einer Artikelserie zur Erarbeitung einer IT-Strategie.

In „IT 4.0: Digitale Strategien“ wurden die Schwerpunkte für die IT-Strategien im Entwicklungsmodell der IT hin zu einer IT 4.0 betrachtet.

Die Erarbeitung einer IT-Strategie bildet die Basis für die erfolgreiche Weiterentwicklung und das optimale Management der IT.

Grundsätzlich ist die IT gefordert, sich an die Anforderungen des Unternehmens permanent anzupassen, um nicht nur die Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen, sondern vielmehr zum Treiber für Innovationen zu werden.

Alleine aufgrund der sich verändernden Anforderungen aus dem Unternehmensumfeld kann eine IT ohne Weiterentwicklung die Anforderungen der Unternehmung im Lauf der Zeit  nicht mehr erfüllen. Selbst wenn eine IT aktuell eine hohe Eignung für die derzeitige Unternehmenssituation hat, so wird diese ohne Anpassungen permanent abnehmen.

2015-04-11 Entwicklung der IT ohne Einfluss

Das Ziel einer jeden Weiterentwicklung der IT ist es, eine Soll-Situation der IT herzustellen, die möglichst optimal für die Unternehmenssituation geeignet ist.

Die IT-Strategie stellte die Basis für eine solche zielgerichtete Weiterentwicklung der IT dar, indem sie die notwendigen Parameter für eben diese Entwicklung festlegt.

2015-04-11 Grundsätzliche Entwicklung der IT

Wesentliches und bestimmendes Element einer IT-Strategie sind daher immer die Ziele der Business-Strategie. Sofern diese sich verändern, Neue hinzukommen oder Ziele entfallen, ergeben sich in der Regel immer direkte Konsequenzen für die IT Strategie.

Durch den immer größeren Einfluss von Technologien als Treiber von Geschäftsmodellen, gewinnen technologische Trends ebenfalls einen immer größeren Einfluss auf die IT-Strategie.

2015-04-12 Stellgrößen Entwicklung der IT

Damit ergeben sich bereits die wesentlichen Einflussgrößen der Entwicklung einer IT-Strategie, welche die Eignung für die zukünftige Unternehmenssituation sicherstellt:

  • Erhebung der Ist-Situation der IT
  • Erarbeitung der Soll-Situation der IT
  • Business-Anforderungen der Unternehmens
  • Technologische Trends

IT-Management: Was funktioniert (und was nicht)

Nach den doch vielfach von Systematik geprägten letzten Artikeln zum Thema der Entwicklung der IT im Hinblick auf eine Smart Company, nunmehr wieder etwas zum Thema Rolle des CIO und damit zu dem Grundgedanken des Blogs.

Diesmal eine (absolut persönliche und subjektive) Auswahl von Vorgehensweisen im IT-Management, die (für mich) funktioniert oder auch nicht so gut funktioniert haben.

Dinge, die funktioniert haben:

  • Nahe an den Anwendern sein (Helpdesk gut aufstellen):
    • Der Helpdesk hat sich als Basis für die positive Etablierung der IT in Unternehmen herausgestellt.
    • Je effizienter und transparenter der Helpdesk Probleme der Nutzer lösen konnte, desto besser wurde automatisch der Ruf der IT in der Organisation.
    • Die Einführung und konsequente Nutzung eines Ticket-Systems zum Vorteil der Anwender führt nicht zur zur Verbesserung der Transparenz für den Nutzer, sondern bildet auch die Grundlage für jedwede Entwicklung im Bereich des User-Supports
  • SLAs definieren: 
    • Eine Vereinbarung hinsichtlich Leistungen und Kosten für IT-Services ermöglicht es, Erwartungen von Kunden und Anwendern zu managen und erhöhen damit die Zufriedenheit beider Zielgruppen
  • Die IT-Organisation aufstellen (Strukturen & Standards):
    • Eine klare Strukturierung der IT-Organisation führt zu einer reibungslosen Bearbeitung von Prozessen innerhalb der IT.
    • Strukturen und Standards geben den Mitarbeitern innerhalb der IT eine klare Richtung für ihre tägliche Arbeit
  • Technologien und Organisation verbergen:
    • Auch wenn Technologien, Organisation und Standards für den reibungslosen Betrieb innerhalb der IT notwendig sind, sollten diese praktisch unsichtbar für die Kunden und Anwender sein.
    • Im Vordergrund stehen immer nur Lösungen.
  • Den Weg der kleinen Schritte gehen: 
    • Kleine, funktionierende Lösungen für Probleme, die eine Vielzahl von Nutzern an ihrer täglichen Arbeit hindern, schaffen die notwendige Akzeptanz für größere, tiefgreifende Veränderungen.
  • Lösungen anbieten, die funktionieren: 
    • Auch wenn Innovationen noch so wegweisend oder auch nur notwendig sind – eine fehlerbehaftete Implementation verringert die Akzeptanz beim Anwender nachhaltig und führt im Worst-Case zu einer Abwehrhaltung gegenüber der angebotenen Lösung.
  • Mitarbeiter im Mittelpunkt: 
    • Kompetente, motivierte Mitarbeiter stellen das Herzstück einer IT-Organisation dar, da nur sie in der Lage sind, Technologien zu erkennen und zu beherrschen. Drei Kernthemen haben sich herausgebildet:
      • Die richtigen Mitarbeiter finden
      • Die Mitarbeiter fördern
      • Den Mitarbeitern Verantwortung geben
  • Im Unternehmen vernetzen:
    • IT darf keine Insel sein.
    • Nicht nur die IT-Führung, sondern alle IT-Mitarbeiter sind aufgefordert, sich im Unternehmen gut zu vernetzen, um Anforderung und Bedürfnisse so früh wie möglich zu erkennen und bedienen zu können.
  • Trends erkennen & Trends in die richtige Richtung lenken:
    • Was sind die aktuellen technologischen Treiber?
    • Wer treibt die Digitalisierung von Unternehmen wirklich?
    • Was ist der Nutzen für das Unternehmen?
  • Transparenz schaffen & die Finanzen im Griff haben:
    • IT wird oftmals als Kostenfaktor betrachtet.
    • Eine Transparenz hinsichtlich der Leistungen, Kosten und der eingesetzten Ressourcen schafft die Grundlage für eine sachliche Diskussion hinsichtlich der benötigten Ressourcen und die Weiterentwicklung der IT.

Dinge, die nicht so gut funktioniert haben:

  • Die Organisation mit zu großen Projekten überlasten
  • Strukturen und Standards in den Vordergrund stellen
  • Technologien statt Lösungen verkaufen
  • IT-Helpdesk und 1st Level Support als Commodity betrachten

Beobachtung und Anmerkung:

Die obigen Listen basieren auf meiner persönliche Erfahrung und sind daher auch stark subjektiv. Dennoch haben die Diskussionen in verschiedenen Arbeitskreisen gezeigt, das sich viele der obigen Punkte allgemein als kritische Erfolgsfaktoren für das IT-Management herausstellen. Erstaunlicherweise sind nur wenige Punkte tatsächlich IT-spezifisch, scheinen aber – aufgrund des aktuellen Standes der IT und damit der Rolle des CIOs in vielen Unternehmen- dennoch wichtig zu sein.

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Kontakt: sascha@kwasniok.de

Smart Company: Das Buch (naja, Büchlein)

Schon länger war es mein Wunsch, die Gedanken zum Thema Smart Company und IT 4.0 zu strukturieren und in einem Zusammenhang zu präsentieren.

Herausgekommen ist ein Büchlein, erhältlich als eBook oder Taschenbuch auf Amazon.

Persönliche Notiz: Ich hätte nicht gedacht, das selbst ein derart kompaktes Werk soviel Aufwand in der Erstellung bedeutet. Dagegen war der Prozess der Veröffentlichung auf Amazon sehr unkompliziert.

2015-03-15 Smart Company Cover

Entwicklungen in der IT verändern Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle rapide und stellen Unternehmen damit vor gigantische Herausforderungen.
Für Smart Companies, die diese Entwicklungen als Chance begreifen, ergeben jedoch sich Wachstumspotentiale, die ihnen einen immensen Wettbewerbsvorteil bieten.
Ein systematischer Wandel der IT und letztlich des Unternehmens in Richtung einer Smart Company auf Basis des vorgestellten Entwicklungsmodells kann die hierbei auftretenden Risiken minimieren.
Dieses Buch gibt einen Überblick über Herausforderungen in diesem neuen, veränderten Unternehmensumfeld und Konzepte für eine strukturierte Transformation der IT in dieser neuen, zentralen Rolle.
Neben Geschäftsführern und IT-Entscheidern kann dieses Buch all denjenigen als Hilfsmittel dienen, die sowohl im strategischen als auch im operativen Umfeld proaktiv an der Entwicklung von Unternehmen und IT beteiligt sind.

… Edgy & Sketchy